Ljudje smo po naravi družabna in nekoliko eksibicionistična bitja, zato ni čudno, da imamo med sabo tudi sodelavce, ki se na vse pretege trudijo, da bi poslovni sestanki trajali kar najdlje. Vsi sicer vemo, da se na sestankih izgublja veliko časa, toda številke so dejansko šokantne. Britanski spletni portal Officebroker.com je na podlagi raziskave namreč ugotovil, da povprečni pisarniški uslužbenci v Veliki Britaniji na brezplodnih sestankih izgubijo eno leto svojega življenja, javni uslužbenci pa skoraj dve leti! In gotovo pri nas stvari niso bistveno drugačne. Skrajni čas torej, da se zamislimo nad našo organizacijsko kulturo sestankovanja in morda celo naredimo nekaj korakov v smeri večje učinkovitosti.

Osnovni pogoji boljšega sestankovanja

V organizacijah za začetek potrebujemo predvsem vzpostavitev jasnih pravil obnašanja pri sklicevanju, vodenju in follow-upu sestankov. V ta koš med drugim spadajo tako klišejske zadeve kot so pravočasno vabilo, minimalna vsebina vabila (npr. dnevni red, materiali za pripravo itd), pa tudi zahteva po pisanju in posredovanju zapisnikov. V idealnem primeru bodo pravila vključevala tudi opomnik z vprašanji (»checklista«), s pomočjo katerega najprej ugotovimo, če je sestanek sploh potreben, nato pa sproti preverjamo, če smo opravili vse nujne aktivnosti v cikličnem procesu sestankovanja (sklic-priprava-vodenje-follow up–sklic novega sestanka). Ker ne želimo, da pravila postanejo mrtva črtka na papirju, bo treba vsaj enkrat na leto preveriti, če jim spoštujemo in še vedno služijo svojemu namenu.

Medtem ko je nekoliko bolj sistemski pristop do vodenja sestankov dobra osnova, pa samo strateški dokumenti za resnično učinkovito organizacijsko kulturo sestankovanja nikakor ne bodo zadostovali. Če hočemo trajnejše rešitve, si bo treba za pripravo vsakega sestanka preprosto vzeti nekaj več časa. Se vam zdi, da tega časa nimate? Najbž se motite. Vedno ga namreč lahko poiščemo tam, kjer ga največ tudi izgubimo – na brezplodnih sestankih, ki nam lahko odnesejo do 2 leti našega življenja. Na podlagi teh šokantnih številk bi že nekaj osnovne matematike moralo zadostovati, da se bomo v organizacijah v bodoče več posvečali nekaterim ključnim področjem sestankovanja, od katerih lahko pričakujemo tudi največ kratkoročnih koristi. Ta področja so:

-          Postavljanje pravih vprašanj

-          Optimizacija ekipe za sestanek

-          Vodstvene in moderatorske tehnike

-          Sestanki izven cone ugodja

-          Dobra žetev na sestanku

»Morda so sestanki postali živo bitje, ki se lahko skliče samo od sebe in se razmnožuje s pomočjo človeškega gostitelja«. Legendarni komični strip lik Dilbert (www.dilbert.org)

I.                Postavimo si prava izhodiščna vprašanja

»Če bi imel eno uro za rešitev problema in bi bilo od rešitve tega problema odvisno moje življenje, bi 55 minut porabil za postavljanje pravilnega vprašanja«, je nekoč dejal Albert Einstein. V kontekstu sestankov to seveda pomeni, da moramo bistevno več časa posvetiti temu, na kakšna konkretna vprašanja sploh želimo odgovoriti na našem sestanku. To je težje kot se sliši na prvo žogo in seveda terja svoj čas. Za začetek si je vedno treba razjasniti tudi to, kakšen sestanek pravzaprav sklicujemo in kakšen je njegov dejanski namen. Ali gre za kreativni sestanek, na katerem iščemo nove izdelke, procese, rešitve? Je to informativni sestanek? Gre za kolektivno sprejamanje pravih odločitev? Šele ko si odgovorite na to vprašanje, si lahko lotite tudi zastavljanja konkretnih vprašanj, ki jih na sestanku dejansko želite rešiti.

II.                  Prava ekipa ni večja kot je nujno potrebno

Ne pozabimo, ljudje imajo radi sestanke, zato imamo med sodelavci tudi prave pravcate »sestankovne vešče«, kot v znanen komičnem stripu Dilbert imenujejo tiste sodelavce, ki se lepijo na vse sestanke kot vešča na svetlobo. Toda ljubezen do sestankov nikakor ni pravi razlog, da se ta oseba dogodka tudi resnično udeleži. Preden organizator sestanka odpošlje vabilo si mora vedno odgovoriti: Ali je ta oseba resnično potrebna na sestanku? Ali je morda sprejemljivo, če ji naknadno pošljem samo zapisnik ali povzetek? Če je odgovor na prvo vprašanje negativen, vi pa ste sprejeli odločitev, da je te osebe na vašem sestanku ne bo, ste pravkar ubili dve muhe na en mah: izboljšali se učinkovitost svojega sestanka, podjetju pa ste prihranili nekaj ur efektivnega dela. In s tem na letni ravni podjetju prihranili kar zajeten kupček denarja.

Kaj storiti s “sestankovnimi veščami”?

III.             Dober vodja je dober moderator

Sestanek je izvrstno ogledalo vsakega vodje ne glede na nivo vodenja. Vse kar velja za dobro vodenje ljudi velja tudi za dobro vodenje sestankov: vodje morajo dajati zgled z aktivnim poslušanjem, spoštovanjem sogovornika ter ustvarjanjem okolja zaupanja in so-odgovornosti za organizacijo, v kateri delamo. Odgovornost voditelja kot moderatorja sestanka pa je še bistveno širša, saj mora na eni strani usklajevati potrebe udeležencev po socialnih interakcijah, po drugi pa potrebo po učinkovitem sprejemanje odločitev ali doseganju drugih konkretnih rezultatov. In obenem kar najbolj izkoristiti kolektivno inteligenco svoje ekipe – na primer z »zadrževanjem« ljudi, ki radi govorijo, in »odpiranjem« introvertirancev.  Nič čudnega torej, da se voditelji vseh profilov vse bolj izobražujejo tudi v veščinah umetnosti moderiranja, ki daje zelo konkretne tehnike in orodja za bolj učinkovite sestanke.

IV.                Sestanki izven cone ugodja so za 1/3 bolj učinkoviti

Najbolj enostaven način, da udeležence sestanka »zbudite«, usmerite pozornost na razpravo in preprečite igranje s pametnimi telefoni je povsem preprost – sestanek naredite stoje. V zadnjih letih je namreč več raziskovalnih ekip prišlo do prepričljivih zaključkov, da so stoječi sestanki bolj učinkoviti. Ekipa, ki jo vodi professor Bob Sutton  na Stanford Business School je z empirično raziskavo, v kateri so opazovalli 56 stoječih in 55 sedečih sestankov, ugotovila, da so ekipe na stoječih sestankih odločitve sprejele kar za 33% hitreje in to brez razlik v kakovosti odločitev. Kot ugotavljajo raziskovalci so stoječi sestanki morda najbolj primerni za krajše redne dnevne ali tedenske sestanke. Za daljše strateške sestanke ali kreativne delavnice pa obstajajo tudi drugi načini, da izstopite iz cone ugodja in s tem povečate učinkovitost dogodka. Na primer tako, da daljše vsebinske sestanke organizirate na nevadnih lokacijah, kjer udobje udeležencev ni na prvem mestu.

V.                  Dobra žetev se deli med pleme

Žetev (izraz prihaja iz sveta umetnosti moderiranja) je pravzaprav tisti najbolj pomemben razlog, da smo sploh sklicali sestanek. To namreč nikoli ni sama razprava ali zadovoljevanje potrebe po druženju, temveč konkretni rezultat sestanka. To so na primer ideje, ki so bile izrečene in/ali odločitve, ki jih sprejmemo. Vsaka vrsta sestanka ima svojo optimalno obliko žetve. Včasih bo to natančen zapisnik, v katerem piše, kaj smo dogovorili in kdo je odgovoren za izvedbo posameznega dogovora, drugič bo to počičkan in porisan list papirja, na katerem smo zapisovali ideje na kreativni delavnici. Pri vsaki žetvi pa je zelo pomembo, da se »pridelki« delijo naprej – zapisnik se mora čimprej poslati na vse deležnike, ki jih je sestanek zadeval (ne samo udeležence), ideje s kreativne delavnice pa lahko najprej za določen čas obesimo v sejno sobo ali na hodnik, kjer spodbujamo njihovo nadgrajevanje z zapisovanjem idej na lepljive (post-it) listke.  Da bomo ugotovili, katere kreativne ideje so resnično primerne za izvedbo,  pa bo treba sklicali že nov sestanek….